В соответствии с Законом обращения подаются заявителями в письменной или электронной форме, а также излагаются устно. При этом Законом предусмотрены конкретные формы подачи каждого вида обращения. Так, в частности, предусмотрено, что письменные обращения подаются нарочным (курьером), по почте, в ходе личного приема, путем внесения замечаний и (или) предложений в книгу замечаний и предложений. Устные обращения излагаются в ходе личного приема. Предусматривается также, что электронные обращения направляются в организации посредством глобальной сети Интернета на адрес их электронной почты и размещаются в специальной рубрике на их официальных сайтах. На обращения, размещенные на форумах, в различных непрофильных рубриках, а также направленные по факсу, посредством телефонограмм и т.д., действие Закона не распространяется.
Письменные обращения, поступившие в организации, к компетенции которых не относится решение вопросов, изложенных в обращениях, в пятидневный срок направляются в соответствующие организации с уведомлением об этом граждан либо в тот же срок по ним принимается решение об оставлении без рассмотрения по существу, и гражданину письменно разъясняют, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться для решения вопросов.
Письменные обращения считаются рассмотренными по существу, если решены все изложенные в них вопросы, приняты надлежащие меры и гражданам письменно даны ответы в сроки, указанные в пункте 3 статьи 17 Закона.
Письменные ответы могут не направляться, если для решения изложенных в обращениях вопросов совершены определенные действия (выполнены работы, оказаны услуги) в присутствии заявителей. Результаты рассмотрения таких обращений по существу оформляются посредством совершения заявителями соответствующих записей на обращениях либо в книге замечаний и предложений, заверяемых подписями заявителей, или составлении отдельного подтверждающего совершение этих действий (выполнение работ, оказание услуг) документа.
Заявитель имеет право отозвать свое обращение до рассмотрения его по существу путем подачи соответствующего письменного заявления.
При оставлении в соответствии с абзацем шестым пункта 1 статьи 15 Закона повторного обращения без рассмотрения по существу заявителю письменно сообщается, что повторное обращение необоснованно и переписка с ним по этому вопросу прекращается. При поступлении повторного обращения от заявителя, переписка с которым прекращена, такое обращение оставляется без рассмотрения по существу без уведомления об этом заявителя.
Коллективные обращения тридцати и более заявителей в организации по вопросам, входящим в их компетенцию, подлежат рассмотрению с выездом на место, если иное не вытекает из этих обращений.
Анонимные обращения, то есть обращения заявителей, в которых не указаны фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы гражданина или адрес его места жительства (места пребывания) и (или) места работы (учебы) не подлежат рассмотрению, если они не содержат сведений о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении.
Электронные обращения, поступившие в государственные органы и иные государственные организации, подлежат рассмотрению в порядке, установленном для рассмотрения письменных обращений, с учетом особенностей, предусмотренных статьей 25 Закона. Ответы на электронные обращения, а также уведомления заявителей об оставлении их электронных обращений без рассмотрения по существу, о направлении электронных обращений организациями в соответствии с их компетенцией, прекращении переписки, продлении срока рассмотрения обращений направляются на адрес электронной почты заявителей, указанных в электронном обращении.В ряде случаев на электронные обращения направляются письменные ответы, а именно: